چطور با BPMS زمان و تمرکز سازمان را پس بگیریم؟
در بسیاری از سازمان ها، بخش قابل توجهی از زمان مدیران و کارکنان صرف کارهایی می شود که نه ارزش افزوده بالایی دارند و نه نیاز به تصمیم گیری انسانی دارند. گردش فرم ها، پیگیری های دستی، هماهنگی بین واحدها، اضافه کاری و وابستگی شدید فرآیندها به افراد، همگی باعث کاهش سرعت تصمیم گیری و تحت تاثیر قرار گرفتن کیفیت خروجی سازمان می شود.
در چنین شرایطی، چالش اصلی تنها «کمبود نیرو» یا «افزایش حجم کار» نیست. مشکل عدم وجود مکانیزم منسجم برای مدیریت و خودکارسازی فرآیندها است. اینجاست که نگاه مدیران به راه حل های جدید مدیریت فرآیند تغییر می کند و نرم افزار BPMS به عنوان یک پاسخ جدی پیشنهاد می شود.
BPMS چیست و چرا برای سازمان ها حیاتی شده است؟
BPMS یا سیستم مدیریت فرآیند کسب و کارسیستمی است که به سازمان ها در طراحی، پیاده سازی، نظارت و بهبود فرآیندهای کاری خود کمک می کند. آن هم نه به صورت پراکنده و فرد محور، بلکه در قالب یک چارچوب شفاف، قابل اندازه گیری و قابل کنترل.
برخلاف ابزارها یا نرم افزارهای مجزا که فقط بخشی از کار را پوشش می دهند، BPMS یک دیدگاه فرآیندی از سازمان دارد. یعنی به جای تمرکز بر افراد یا واحدها، بر جریان واقعی کار تمرکز می کند; از نقطه شروع تا خروجی نهایی.
برای مدیران و تصمیم گیرندگان، اهمیت BPMS از چند جهت قابل توجه است:
- ایجاد شفافیت در عملکرد سازمان
- کاهش وابستگی فرآیندها به افراد
- امکان کنترل و بهبود مستمر بدون ایجاد اختلال
- همسویی عملیات روزانه با اهداف کلان سازمان
از دیگر مزایای BPMS می توان به موارد زیر اشاره کرد:
۱. اتوماسیون فرآیندها
یکی از مهمترین مزایای BPMS حرفه ای برای اتوماسیون کسب و کار، امکان خودکارسازی فرآیندهای تکراری است. فرآیندهایی مانند درخواست، تایید، ارجاع و پیگیری که معمولا زمان بر و مستعد خطا هستند را می توان به طور کامل خودکار کرد.
به عنوان مثال:
- درخواست مرخصی یا ماموریت بدون مداخله دستی و با یک مسیر مشخص
- گردش اسناد بین واحدها بدون ارسال چند ایمیل
- اجرای فرآیندهای مالی یا اداری طبق قوانین از پیش تعریف شده
نتیجه این اتوماسیون افزایش سرعت انجام کارها، کاهش تاخیر و آزادسازی زمان نیروی انسانی برای فعالیت های مهمتر است.
۲. کاهش خطای انسانی و افزایش کیفیت تصمیم گیری
در فرآیندهای دستی، خطا اجتناب ناپذیر است. از ثبت اشتباه اطلاعات تا فراموش کردن یک مرحله مهم. BPMS با تعریف واضح رویه ها، قوانین و مسئولیت ها، احتمال این خطاها را به حداقل می رساند.
از منظر مدیریتی این موضوع به «کاهش اشتباه» محدود نمی شود. زمانی که داده ها دقیق تر باشند و فرآیندها استانداردتر اجرا شوند، تصمیمات اتخاذ شده بر اساس این داده ها نیز واقعی تر و قابل اعتمادتر خواهند بود.
۳. گزارش و نظارت. دید واقعی از آنچه در سازمان اتفاق می افتد
یکی از دغدغه های همیشگی مدیران، نداشتن تصویری دقیق از وضعیت واقعی فرآیندهاست. بسیاری از گزارشها یا دیر منتشر شدهاند یا تصویر کاملی را ارائه نمیدهند.
BPMS این وضعیت را تغییر می دهد. با ابزارهای گزارش دهی و نظارت:
- شما می توانید وضعیت هر فرآیند را در زمان واقعی مشاهده کنید
- گلوگاه ها و نقاط تاخیر به سرعت شناسایی می شوند
- عملکرد واحدها و افراد بر اساس داده های واقعی تحلیل می شود
این شفافیت پایه و اساس مدیریت داده محور است، نه حدس و گمان.
۴. دسترسی و کار در هر زمان و مکان
در دنیای امروز که مدلهای کار ترکیبی و راه دور رایج شدهاند، دسترسی به فرآیندها نباید محدود به یک مکان یا سیستم خاص باشد. BPMS های حرفه ای به کاربران این امکان را می دهند که بسته به سطح دسترسی، وظایف خود را از هر مکانی انجام دهند.
برای مدیران این به این معنی است:
- کاهش وابستگی عملیات به حضور فیزیکی
- تداوم کسب و کار حتی در شرایط بحرانی
- افزایش انعطاف پذیری سازمان
۵. محیط توسعه یکپارچه. بدون عوارض فنی
یکی از تصورات غلط در مورد BPMS این است که پیاده سازی و توسعه آن پیچیده است. در حالی که BPMS های حرفه ای دارای محیط های توسعه یکپارچه هستند که امکان طراحی و تغییر فرآیندها را بدون نیاز به کدنویسی سنگین فراهم می کند.
این ویژگی اجازه می دهد:
- فرآیند پیاده سازی سریعتر تغییر می کند
- کاهش وابستگی سازمان به تیم های فنی
- واحدهای تجاری نقش فعال تری در بهبود فرآیندها دارند
چرا افق میهن یک BPMS حرفه ای مهم است؟
همه راه حل های BPMS یکسان نیستند. تفاوت اصلی در میزان انطباق با نیازهای واقعی سازمان، پایداری، توسعه پذیری و پشتیبانی بلند مدت است. سازمان هایی با دید بلندمدت BPMS را نه به عنوان یک نرم افزار، بلکه به عنوان زیرساخت مدیریت فرآیند افق میهن می کنند.
در بازار ایران برخی از راهکارهای بومی توانسته اند با شناخت بهتر نیاز سازمان ها گزینه های قابل اعتمادی را ارائه دهند. به عنوان مثال نرم افزار استاندارد BPMS Aicon به عنوان یکی از این راه حل ها مجموعه ای از قابلیت های مدیریت و فرآیند را در اختیار سازمان ها قرار می دهد. بدون اینکه سازمان را درگیر عوارض غیرضروری کند. ارجاع به چنین راه حل هایی معمولاً زمانی مطرح می شود که سازمان ها در مرحله بررسی و مقایسه گزینه ها هستند. خرید BPMS قرار می گیرند
خلاصه
یک BPMS حرفه ای برای اتوماسیون کسب و کار فقط یک ابزار فناوری اطلاعات نیست. بلکه یک رویکرد مدیریتی برای افزایش بهره وری، شفافیت و چابکی سازمان است. سازمانهایی که زودتر به این دیدگاه فرآیندی مجهز شدهاند، نه تنها در اجرای عملیات روزانه موفقتر هستند، بلکه آمادگی بیشتری برای رویارویی با تغییرات آینده دارند.
در نهایت، آنچه BPMS به سازمان می دهد فقط سرعت بیشتر نیست. بلکه کنترل، بصیرت و امکان بهبود مستمر است. سه مولفه که برای بقا و رشد هر کسب و کاری ضروری است.
