چرا اساسنامه شرکت خدماتی نظافتی مهم است و چگونه آن را اصولی تنظیم کنیم؟

در این راهنمای سایت دیارمیرزا خواهید دید که چرا اساسنامه یک شرکت نظافت منزل از اهمیت ویژه ای برخوردار است و اگر اصولی تنظیم نشود چه عواقبی در پی خواهد داشت و چگونه می توان این سند را به گونه ای تنظیم کرد که هم الزامات قانونی را پوشش دهد و هم راه را برای فعالیت حرفه ای و مطمئن شرکت هموار کند.

در فرآیند راه اندازی شرکت خدمات نظافتی، قبل از اینکه به فکر جذب یا بازاریابی باشید، باید ساختار قانونی و مدارک اولیه شرکت را مشخص کرده و به اصطلاح « اساسنامه شرکت » را تهیه کنید. اساسنامه شرکت نظافتی سندی است که در صورت عدم تنظیم صحیح آن در آینده می تواند مانعی جدی برای اخذ مجوزها و یا حتی ادامه فعالیت قانونی شرکت و رشد آن شود. تجربه شرکت های موفق شرکت نظافت مهرگان این نشان می دهد که نقطه شروع از اهمیت ویژه ای برخوردار است و افرادی که در این مرحله درست عمل نمی کنند، در مراحل بعدی موفق نخواهند شد.

در این راهنما از سایت دیارمیرزاخواهید دید که چرا اساسنامه شرکت نظافت منزل از اهمیت ویژه ای برخوردار است و در صورت تنظیم غیر اصولی چه عواقبی در پی خواهد داشت و چگونه می توان این سند را به گونه ای تنظیم کرد که هم الزامات قانونی را پوشش دهد و هم راه را برای فعالیت حرفه ای و مطمئن شرکت هموار کند.

اساسنامه در شرکت های خدمات نظافتی دقیقا چه نقشی دارد؟

ماهیت شرکت های خدمات نظافتی و فعالیت آنها به گونه ای است که بیش از سایر مشاغل در معرض مسئولیت های قانونی قرار دارند. این شرکت‌ها مستقیماً با نیروی انسانی فعال در محیط‌های مسکونی، اداری و تجاری سروکار دارند و کوچک‌ترین عدم شفافیت در حدود وظایف یا مسئولیت‌های آنها می‌تواند منجر به اختلافات حقوقی جدی و خسارات جبران‌ناپذیری شود.

در این گونه شرکت ها هدف از تنظیم تفصیلی اساسنامه این است که مسئولیت ها، نحوه اداره نیروها و حدود تعهدات شرکت مشخص و فعالیت آن در شرایط مختلف مشخص و شفاف شود. در غیر این صورت شرکت در زمان بروز خسارت یا اختلافات حقوقی با چالش های جدی حقوقی مواجه خواهد شد و حتی ممکن است مجوز فعالیت آن باطل شود.

نحوه تنظیم اساسنامه شرکت خدمات نظافتی

برای تهیه اساسنامه شرکت خدمات نظافتی در گام اول باید قانون تجارت جمهوری اسلامی ایران و دستورالعمل سازمان ثبت اسناد و املاک کشور را مد نظر قرار دهید. این سند تنها در صورتی به شما کمک می کند که هم الزامات قانونی و هم واقعیت های عملی خدمات نظافت را پوشش دهد.

در ادامه به بررسی معیارهای مهمی می پردازیم که در تنظیم اساسنامه شرکت خدمات نظافتی باید به آن توجه کنید.

تعیین موضوع دقیق فعالیت

طبق ماده ۸ قانون تجارت، موضوع فعالیت شرکت باید روشن، مشروع و بدون ابهام باشد. در اساسنامه قانونی شرکت خدمات نظافتی، لازم است نوع خدمات اعم از نظافت منازل، ادارات، مجتمع ها، تامین نیروی خدماتی و سایر اطلاعات کلیدی به وضوح ذکر شود. این شفافیت از بروز اختلافات حقوقی و رد پرونده در مراجع قانونی جلوگیری می کند.

تعیین حدود اختیارات مدیران

یکی از الزامات و مقررات ثبت شرکت، تعیین اختیارات مدیرعامل و هیئت مدیره است که باید در اساسنامه آن را به طور دقیق و با جزئیات تعریف کنید. حدود تصمیم گیری، شرایط انعقاد قراردادها و مدیریت منابع انسانی از مهمترین مواردی است که باید در این مرحله با حضور و مشورت شرکا و سهامداران مشخص شود تا از تمرکز بیش از حد اختیارات و درگیری بین شرکا در آینده جلوگیری شود.

تبیین مسئولیت ها و تعهدات قانونی

شرکت های خدمات نظافتی بر اساس اصول مسئولیت مدنی موظفند حدود مسئولیت خود را در قبال خسارات احتمالی به منابع انسانی و اموال مشتریان مشخص کنند. گنجاندن این موارد در اساسنامه بسیار مهم است زیرا مبنای رسیدگی حقوقی و قراردادی است و هر چه مشخص تر باشد، خطر دعاوی آتی کمتر می شود.

پیش بینی شرایط تغییر و انحلال

مواد قانون تجارت حکم می کند که نحوه اصلاح اساسنامه، تغییر ساختار شرکت و شرایط انحلال آن قانوناً در متن اساسنامه درج شود. اگرچه شرکت ها به قصد انحلال یا توقف فعالیت تشکیل نشده اند، اما این مفاد در شرایط خاصی امکان تصمیم گیری شفاف را فراهم می کند و در صورت عدم توجه به آنها، ممکن است در آینده روندهای قانونی شرکت با مشکل مواجه شود.

نکته مهم در اینجا این است که بسیاری از بندهای اساسنامه ممکن است در طول فعالیت شرکت هرگز مورد استفاده قرار نگیرد و نیازی به مراجعه به آنها نباشد، اما تنظیم دقیق آنها برای فعالیت قانونی و بدون مشکل شرکت ضروری است و باید با جدیت اجرا شود.

پیامدهای تنظیم غیر حرفه ای اساسنامه شرکت نظافت

وقتی اساسنامه یک شرکت نظافتی را بدون درک واقعی از فعالیت شرکت و به عنوان یک سند تشریفاتی و غیررسمی تهیه می کنید، هر اتفاق کوچکی می تواند منجر به اختلافات داخلی بین شرکا به مشکلات حقوقی در قرارداد با مشتریان شود و چالش های بزرگی را برای شرکت و صاحبان آن ایجاد کند.

یکی از رایج ترین مشکلات، درک نادرست از مسئولیت هاست. در صورتی که بندهای مربوط به تعهدات و مسئولیت ها در اساسنامه مشخص نباشد، هر حادثه یا خطای انسانی قابل رسیدگی به دادگاه است. تجربه دعاوی مختلف نشان داده است که این موضوع باعث جریمه، شکایت مشتریان و حتی تعلیق پروانه فعالیت می شود.

از سوی دیگر، نداشتن چارچوب مشخص برای تصمیم گیری های مدیریتی و تغییر ساختار شرکت، اجازه رشد و توسعه را سلب می کند و ایجاد شعب جدید یا جذب کارکنان بیشتر را برای شرکت دشوار می کند.

مهمترین بندهای اساسنامه شرکت خدمات نظافتی

قبل از نوشتن اساسنامه شرکت باید با ساختار صحیح آن مورد تایید مراجع قانونی آشنا شده و بدانید که هر قسمت از اساسنامه باید واضح، قابل اجرا و متناسب با نوع فعالیت نظافتی مورد نظر شما باشد. مهم ترین بندهای اساسنامه شرکت نظافت را در زیر معرفی می کنیم:

• نام و نوع شرکت (سهام خاص، با مسئولیت محدود یا…)
• موضوع فعالیت روشن و بدون ابهام است
• مرکز اصلی و شعب شرکت با آدرس دقیق
• سرمایه و سهم شرکا، نحوه مشارکت و تعداد و مشخصات سهام
• نحوه انتخاب و عزل مدیران، مدت تصدی و حدود اختیارات
• نحوه تقسیم سود و زیان بین شرکا یا سهامداران
• نحوه برگزاری مجامع و تصمیم گیری در مورد مصوبات
• روش قانونی افزایش یا کاهش سرمایه و تغییر موضوع فعالیت
• تعیین سال مالی و نحوه تهیه و ارائه صورتهای مالی
• فرآیند تصفیه، تسویه حساب ها و توزیع دارایی ها

پیشنهاد نهایی برای تدوین اساسنامه اساسی

اساسنامه هر شرکت خدمات نظافتی یک سند اداری است که در مسیر فعالیت و رشد شرکت باید به آن مراجعه کنید. بسیاری از اختلافات بین شرکا، مشکلات بیمه، مسائل مالی و محدودیت در توسعه شرکت ریشه در مقررات غیراصولی اساسنامه دارد که با ماهیت فعالیت شرکت سازگاری ندارد و به رشد پایدار، اعتماد مشتریان و حتی انعقاد قراردادهای همکاری بزرگ لطمه می زند.

قبل از شروع فعالیت یا توسعه یک شرکت خدمات نظافتی، زمان کافی را به تدوین اساسنامه حرفه ای اختصاص دهید و در این راه از مشاوران حقوقی و تجربیات شرکت های نظافتی موفق کمک بگیرید تا از خطر اختلافات حقوقی بکاهید و روند رشد شرکت را در بلند مدت هموار کنید.